Termin waga objętościowa lub – mówiąc nieco inaczej – waga gabarytowa większości osób, które dotychczas nie stykały się z przesyłkami kurierskimi ani także nie nadawały ich przez firmę spedycyjną kompletnie nic nie mówi. Panuje powszechne przekonanie, że waga towaru, a także jego wymiary to pojęcie o odmiennym znaczeniu. Trzeba jednak wyraźnie zaznaczyć, że waga objętościowa odgrywa ogromną rolę w procesie ustalania kosztów przesyłki kurierskiej. To właśnie z tego powodu, aby możliwe było właściwe oszacowanie kosztów transportu towaru jeszcze zanim ten zostanie wysłany, poznać trzeba wagę objętościową.
Najpowszechniej stosowany przelicznik wagi objętościowej w przypadku przesyłek kurierskich to 1:5000. Co to oznacza? By otrzymać wagę objętościową konkretnej paczki, trzeba jej trzy wymiary pomnożyć przez siebie, a uzyskany w ten sposób wynik podzielić przez 5000. Doskonale widać to na poniższym przykładzie:
przesyłka o wymiarach 30 x 40 x 50 cm ma wagę objętościową wynoszącą 12 kg. Wynika to z działania: 30 x 40 x 50 = 60 000 / 5000 = 12.
Na podstawie wagi płatnej przesyłki firma kurierska dokonuje ostatecznej kalkulacji kosztów transportu. Ustala się ją poprzez porównanie wagi rzeczywistej przesyłki z posiadaną przez nią wagą objętościową. Podczas dokonywania wyceny wiążąca jest waga większa.
Idąc dalej zaprezentowanym wcześniej przykładem:
Paczka o wymiarach: 30 x 40 x 50 cm Waga rzeczywista: 20kg Waga płatna: 20 kg Jeżeli jednak waga rzeczywista będzie wynosiła 5kg, to waga płatna będzie wynosić 12 kg.
Analizując powyższe przykłady można wyraźnie zauważyć, że w przypadku towarów ciężkich, ale charakteryzujących się niewielkimi rozmiarami waga płatna będzie liczona od wagi rzeczywistej. W przypadku towarów lekkich, ale mających duże wymiary waga płatna będzie ustalana od wagi objętościowej.
W zdecydowanej większości przypadków stykamy się z towarami, które nie są ani ciężkie, ani lekkie. W efekcie nie da się jednoznacznie określić z góry od czego będzie uzależniony koszt transportu: od wagi czy wymiarów. To właśnie z tego powodu tak istotne jest podawanie odpowiednich parametrów przesyłki podczas składania zamówienia w firmie kurierskiej. Dzięki temu uniknąć można ewentualnej dopłaty, którą trzeba będzie uiścić wówczas, kiedy w magazynie lub sortowni zostaną sprawdzone wymiary oraz waga nadanej paczki. Trzeba pamiętać, że wartość dopłaty może osiągnąć nawet sto procent pierwotnie ustalonych kosztów przesyłki. Dzieje się tak wówczas, gdy waga objętościowa okaże się przekraczać wielkość, po przekroczeniu której stosowane są opłaty dodatkowe (tak zwana paczka niestandardowa).
Wskazuje się na jeszcze inne sposoby przeliczania wagi objętościowej. Stosowane są one w innych rodzajach transportu. I tak w przesyłkach lotniczych cargo stosuje się przelicznik 1:6000. transport morski drobnicowy to przelicznik 1m3 = 1000 kg. W przypadku przesyłek kurierskich w niektórych sytuacjach stosuje się przelicznik 1:4000.
Jeżeli formularz znajdujący się na witrynie internetowej firmy, w której planujemy nadać przesyłkę, posiada wbudowany kalkulator kosztów przesyłki, znajomość stosowanego przelicznika wagi objętościowej nie jest niezbędna. Obliczenia zostaną wykonane automatycznie przez kalkulator.
Inaczej sytuacja wygląda, jeśli chodzi o wycenę przesyłek bądź stałych cenników, które przekazywane są drogą elektroniczną. Przelicznik wagi objętościowej może nie zostać ujęty w dostarczonej ofercie. Wówczas warto dopytać, jaka jest jego wartość. Pozwoli to mieć pewność, że koszty transportu skalkulowaliśmy w sposób właściwy.