Gdzie jest moja paczka, czyli dlaczego pojawiają się opóźnienia importowych przesyłek kurierskich spoza Unii Europejskiej
Największą zaletą przesyłek kurierskich jest niezwykle szybki czas dostawy. W przypadku przesyłek o charakterze międzynarodowym mogą czasami pojawiać się opóźnienia, które wydłużają deklarowany czas transportu. Pojawia się pytanie, czy osoba zamawiająca usługę kurierską ma jakikolwiek wpływ na skrócenie czasu transportu. Czy może wpływać na eliminację ewentualnych opóźnień? Przedstawione zagadnienie zostanie rozpatrzone na przykładzie przesyłek kurierskich importowych spoza terenu Unii Europejskiej, które realizowane są na zasadzie door to door.
WYCEŃ PRZESYŁKĘ w AlleKurier.pl
Przyczyny, które prowadzą do opóźnienia przesyłek międzynarodowych dzieli się na trzy duże grupy:
- opóźnienia po stronie kraju nadawcy;
- opóźnienia podczas transportu międzynarodowego;
- opóźnienia po stronie kraju odbiorcy.
Opóźnienia w kraju nadawcy
Największa ilość możliwych problemów zdarza się w kraju nadawcy przesyłki. Za najczęstszą przyczynę opóźnień uważa się niewłaściwy poziom procesu komunikacji, który ma miejsce między osobą nadającą przesyłkę a lokalnym oddziałem przewoźnika. Jeżeli w grę wchodzi import z Chin czy Stanów Zjednoczonych, czynnikiem generującym opóźnienia jest także duża różnica czasu. Zanim zamówisz kuriera upewnij się, że dane kontaktowe w zleceniu są właściwe i pozwalają na zorganizowanie odbioru przesyłki. Dobrym rozwiązaniem jest – jeżeli tylko jest to możliwe do wykonania – podanie kilku numerów kontaktowych do nadawcy. Idealnie, jeśli podany będzie numer telefonu zarówno stacjonarnego, jak i komórkowego.
Kolejnym problemem, który jest dość często spotykany, to nieprzygotowanie przesyłki do transportu międzynarodowego. Zanim złożone zostanie zlecenie importowe warto poprosić nadawcę, aby potwierdził gotowość przesyłki do odbioru lub wyznaczył konkretną datę, kiedy kurier może się po nią zgłosić. Tak samo ważna jest pewność, że przesyłka została opłacona. W przypadku przelewów bankowych o charakterze międzynarodowym o pomyłkę naprawdę nie jest trudno. Dlatego zawsze należy sprawdzić, czy dane kontrahenta oraz numer jego konta są właściwe.
Z omawianym powyżej zagadnieniem związany jest również brak dokumentacji, która wymagana jest do przeprowadzenia odprawy celnej mającej miejsce w kraju nadawcy. W przypadku zakupów dokonywanych w serwisach internetowych w wielu wypadkach pojawia się problem polegający na wystawieniu dokumentu, który potwierdzałby wartość towaru znajdującego się w przesyłce. Istotne jest, aby jeszcze zanim zlecenie zostanie złożone, uzgodnione było przygotowanie dokumentów, które wymagane są do realizacji transportu. W przypadku towarów, które nie mają statusu bezpiecznego lub neutralnego, niezbędne mogą okazać się dokumenty dodatkowe. Transport może zostać wówczas uzależniony także od dokonania kontroli bezpieczeństwa. Właśnie dlatego trzeba pamiętać o tym, aby poinformować nadawcę o konieczności dołączenia do paczki na przykład karty charakterystyki towaru, która spełnia wymogi IATA. Chodzi o kartę MSDS, czyli Material Safety Data Sheet.
Zanim zlecenie importowe zostanie złożone należy również zwrócić uwagę na adres podjęcia przesyłki. Kolejnym problemem, który może powodować opóźnienia, są tak zwane tereny odległe. Występują one w zasadzie w każdym kraju świata. Jeżeli przesyłka ma być odebrana z takiego miejsca, czas transportu ulega wydłużeniu średnio o trzy dni. Warto więc wcześniej sprawdzić, czy podana lokalizacja nie jest przypadkiem zaliczana właśnie do tego rodzaju miejsc. W tym celu wystarczy skontaktować się z biurem obsługi spedytora lub przewoźnika, a następnie podać kod pocztowy właściwy dla miejsca, z którego nadana ma zostać przesyłka.
Transport międzynarodowy
W tym przypadku opóźnienia są najczęściej wynikiem rozmaitych awarii oraz usterek technicznych samolotów, które realizują transport. W grę wchodzą również niekorzystne warunki atmosferyczne, które uniemożliwiają lot, strajki personelu lotniczego czy działanie siły wyższej, którego nie da się przewidzieć. Zamawiający usługę ma jedynie minimalny wpływ na wymienione czynniki. Warto jednak pamiętać, że jeżeli gwarantowany termin realizacji zlecenia zostanie przekroczony, można złożyć reklamację.
Problemy związane z odprawą celną importową
Dotarcie przesyłki do kraju docelowego to jeszcze nie koniec problemów. Możliwe opóźnienia mogą wynikać z importowej odprawy celnej. Są także związane z uiszczeniem należności o charakterze celno – podatkowym. Zalicza się do nich cło oraz podatek VAT. Znaczna część problemów dotyczy przygotowania prawidłowych dokumentów, które niezbędne są podczas indywidualnej odprawy celnej importowej. Funkcjonujący dzisiaj poziom informatyzacji systemu zgłoszeń celnych sprawia, że cały proces może zostać zakończony w ciągu kilku godzin. Aby jednak szybka odprawa celna była możliwa, do agencji celnej muszą trafić wszystkie wymagane dokumenty. W przypadku prowadzenia działalności gospodarczej wymagany jest także numer EORI. Najbardziej istotna jest jednak faktura handlowa (commercial invoice), którą należy przygotować według ściśle określonych standardów.
Wpływ na sprawne przeprowadzenie odprawy celnej ma także tłumaczenie faktury handlowej. Wprawdzie tłumaczenie przysięgłe nie jest wymagane, ale warto zadbać o to, aby przekład był jak najbardziej precyzyjny. Należy podać jak najbardziej dokładny opis towaru, który jest sprowadzany. Pamiętać trzeba także o jego przeznaczeniu. Jeśli w grę wchodzą na przykład tkaniny czy obuwie, należy pamiętać również o podaniu materiałów, z których zostały wykonane. Precyzyjne tłumaczenie sprawi, że agent celny nie będzie miał problemów z przypisaniem do towaru prawidłowego kodu taryfy celnej.
Nie można zapominać, że niektóre towary nakładają obowiązek posiadania dodatkowych dokumentów bądź też powinny spełniać ściśle określone wymogi zanim zostaną zgłoszone do odprawy. Importujesz urządzenia elektryczne lub sprzęt medyczny? Wymagana będzie deklaracja zgodności CE. Kosmetyki, które trafiają do UE muszą posiadać etykiety w języku polskim. Informacje, które muszą być na nich obecne to między innymi numer serii oraz skład. Towary, które mają kontakt z żywnością, muszą przejść kontrolę sanepidu. Warto jeszcze przed złożeniem zlecenia importowego dowiedzieć się jakiego rodzaju dokumenty są niezbędne oraz zadbać o ich posiadanie. Informacje na ten temat można uzyskać w Urzędzie Celnym oraz agencji celnej.
Kwota bazowa, na podstawie której nalicza się należności celno – podatkowe, obejmuje:
- wartość z faktury handlowej;
- koszta transportu.
Zanim przesyłka międzynarodowa zostanie nadana, należy uzyskać od zagranicznego kontrahenta dokładne informacje dotyczące:
- wagi;
- wymiarów;
- elementów składowych, które tworzą paczkę.
Podanie dokładnych parametrów to pewność, że uniknie się dopłaty, która naliczona zostanie w momencie ich weryfikacji. Jednocześnie pozwoli to istotnie przyspieszyć proces odprawy.
Kiedy procedury celne zostaną zakończone, wydany będzie dokument potwierdzający zakończenie odprawy celnej, a także nota księgowa, na której widnieje wysokość należności celno – podatkowych. Aby zaoszczędzić sobie niemiłych niespodzianek, warto jeszcze przed zamówieniem kuriera poprosić agencję celną o to, aby wyliczyła szacunkowe cło oraz podatek VAT. W przypadku posiadania kodu celnego, można od razu sprawdzić, jakie stawki obowiązują aktualnie. Wystarczy jedynie wejść na strony internetowe TARIC lub ISZTAR. Dzięki temu można przygotować się na błyskawiczne opłacenie należności. W efekcie agencja celna będzie mogła zwolnić przesyłkę.
Znaczna część ewentualnych problemów może zostać bardzo łatwo wyeliminowana. Wystarczy zastosować odpowiednie działania prewencyjne. Zanim zamówisz kuriera pamiętaj, aby dokładnie wyjaśnić wszystkie wątpliwe kwestie ze swoim zagranicznym kontrahentem. Niezależnie od rodzaju wątpliwości zawsze można również poprosić o informację Urząd Celny lub agencję celną. Doskonałe przygotowanie do realizacji przesyłki to oszczędność czasu oraz pieniędzy.