Na co zwracać uwagę negocjując warunki kontraktu

Warunki kontraktu / zlecenia

Zawierając umowę z firmą zagraniczną lub składając do niej zamówienie, bardzo dokładnie sprawdzaj wszystkie warunki dokumentu. Ważne jest, aby zastrzec sobie możliwość zwrotu wadliwej partii towaru, która nie spełnia gwarantowanych przez sprzedawcę wymogów. Przed zamówieniem pierwszej większej ilości towaru, warto sprawdzić jego jakość, sprowadzając jedynie próbkę. Ponieważ z reguły kontrahenci zagraniczni wymagają całkowitej zapłaty za towar przed jego wysłaniem, jest to sposób na ustrzeżenie się przed przykrymi niespodziankami przy zamówieniu od razu dużej ilości artykułów. W przypadku umów z partnerem zagranicznym jednym z jej warunków jest najczęściej zapis, iż w przypadku zaistnienia ewentualnego sporu, sprawa podlega jurysdykcji sądu w kraju, w którym znajduje się siedziba naszego kontrahenta. Jak łatwo się domyślić, prowadzenie sprawy sądowej przy takim założeniu nie jest rzeczą łatwą, należy więc dołożyć wszelkich starań, aby do niej nie doszło. Zwróć także uwagę na informacje dotyczące organizacji transportu pod różnym kątem.

Po pierwsze sprawdź warunki dostawy (tzw. terms of delivery), które w formie trzyliterowego skrótu np. EXW czy FOB dzielą koszty związane z transportem oraz odpowiedzialność za towar pomiędzy sprzedawcę i nabywcę. Warunki te są określane mianem Incoterms (International Commercial Terms). Każde z rozwiązań opisanych poniżej ma swoje plusy i minusy, rozważ dokładnie, co będzie dla Ciebie najkorzystniejsze.

Po drugie, nie zgadzaj się na opcję i koszty transportu, jakie zaproponuje nadawca zanim sam nie zweryfikujesz alternatywnych rozwiązań. Może okazać się bowiem, że rozwiązanie i opłaty, jakie podał nadawca nie są tanie lub korzystne czasowo. Porównując różne formy transportu sprawdź, co będzie dla Ciebie optymalne – np. zamówienie większej ilości towaru i zdecydowanie się na transport morski czy może mniejszej partii artykułów przesłanej transportem lotniczym. W niektórych przypadkach, dla pewnej ilości towaru jest możliwość skorzystania z wariantu „free shipping”, w ramach którego towar wysyłany jest „za darmo” (cena transportu została wliczona przez eksportera w cenę towaru). Możesz także wynegocjować u kontrahenta zniżkę za sam towar proponując, iż zorganizujesz transport we własnym zakresie.

Po trzecie, zamawiając towar upewnij się czy miejsce, z którego wydawany jest towar jest identyczne z adresem firmy, z którą prowadzisz ustalenia. Często bowiem firma ta jest jedynie pośrednikiem a magazyn producenta towaru zlokalizowany jest zupełnie gdzie indziej. Ma to olbrzymie znaczenie przy wycenie frachtu. Oferta z reguły oparta jest o port lub lotnisko najbliższe miejscu odbioru przesyłki. Jeśli ono ulega zmianie, może zmienić się także znacznie koszt transportu.

Płatność za transport

W obecnej dobie firmy spedycyjne nie dopuszczają odroczonego terminu płatności. Jest to następstwem sytuacji, jaka panuje na rynku. Wiele firm traci płynność finansową, wiele upada. W przeważającej większości spedytorzy żądają przedpłaty za koszt frachtu i obsługi przed wydaniem towaru odbiorcy. W przypadku przesyłek eksportowych pieniądze również muszą dotrzeć na konto przed zwolnieniem przesyłki. W razie jakichkolwiek opóźnień, w systemie pojawia się informacja o blokadzie przesyłki utrzymanej do momentu uiszczenia zaległych opłat. Jedynie w wyjątkowych sytuacjach, dla zaufanych i długoletnich klientów, przy dużych kontraktach firmy transportowe godzą się na odroczony termin płatności.

Formy płatności

Masz różne formy do wyboru, wszystkie one jednak wymagają wnikliwej analizy kosztów, jakiej powinieneś dokonać przed wyborem konkretnej opcji.

Karta kredytowa

Rozwiązanie, które wydaje się najłatwiejsze. Pamiętaj jednak o tym, iż płacąc kontrahentowi zagranicznemu, dokonujesz transakcji w walucie obcej. Kurs waluty obcej, jaką zastosuje bank może okazać się bardzo niekorzystny. Po drugie, przed dokonaniem płatności należy sprawdzić, jakie opłaty pobiera bank z tytułu transakcji międzynarodowych. Do nich dodać należy prowizję dla agenta rozliczeniowego, która wynosi z reguły od 0,5 do 3 % wysokości przekazywanej kwoty. Rozwiązanie sugerowane dla małych operacji.

PayPal

Jest to wysyłanie i odbieranie płatności za pośrednictwem internetu. Ta forma płatności stosowana jest głównie przy zakupach realizowanych w serwisach aukcji internetowych i sklepach internetowych. Pozwala na dokonywanie płatności kartą kredytową lub z salda konta. Jest to bezpieczne rozwiązanie, bo Twoje dane finansowe (np. numer karty kredytowej) nie są ujawnianie sprzedającym. Ponadto pieniądze docierają na konto kontrahenta natychmiast, za pośrednictwem PayPal można realizować transakcje krajowe i zagraniczne.

Transfer bankowy

Opcja, która także wymaga dokładnego sprawdzenia szczegółów. W przypadku przekazu realizowanego do kontrahenta w innym kraju unijnym, koszty wyniosą zaledwie kilka złotych. Jest to tzw. przelew euroregulowany.

W przypadku płatności do krajów pozaunijnych, przede wszystkim zbadać należy koszty przelewu zagranicznego, które z reguły zależą od wysokości przekazywanej kwoty (opłata minimalna dla małych wartości, ale dla wyższych kwot opłaty pobierane są procentowo od kwoty transferu). Składają się one nie tylko z opłat pobieranych przez bank w Polsce, ale także z opłat, jakie narzuca bank pośredniczący (często jest to np. JPMorgan Chase Bank NA w Nowym Jorku), który z kolei przekazuje polecenie wypłaty do banku odbiorcy (beneficjenta), gdzie również musimy spodziewać się prowizji. Porównaj koszty transferów zagranicznych w ofertach różnych banków, również tych, w których nie masz konta. Pamiętaj, że nie musisz mieć konta w banku, z którego chcesz zrealizować przekaz.

W dyspozycji przelewu należy zwrócić uwagę na koszty dotyczące jego realizacji – są one rozróżnione na koszty banku zleceniodawcy, koszty banku pośredniczącego osobno lub wraz z kosztami banku beneficjenta. Jeśli nie ustaliłeś tych szczegółów z kontrahentem założyć należy, że sprzedawca towaru oczekuje, iż na jego konto wpłynie pełna kwota za towar. Musisz zatem w dyspozycji przekazu wyraźnie zaznaczyć, iż pokrywasz wszystkie koszty realizacji przelewu. Wówczas możesz mieć pewność, że kontrahent otrzyma kwotę w pełnym wymiarze. Koszty banków zagranicznych zostaną pobrane z Twojego konta w terminie późniejszym, po naliczeniu ich przez banki. Jeśli natomiast realizując przelew nie zaznaczysz, iż pokrywasz wszystkie koszty związane z transferem, na konto sprzedawcy dotrze kwota okrojona o te koszty a kontrahent nie wyda Ci towaru, czekając na uzupełnienie płatności. Będziesz musiał zrealizować kolejny przelew na pokrycie różnicy, który ponownie generować będzie koszty jego realizacji.

Można też podział tych kosztów omówić szczegółowo w umowie lub zleceniu. Jeśli płatności mają się odbywać regularnie, na pewno warto wywalczyć optymalne rozwiązanie.

Ważny jest też czas realizacji przekazu – w przypadku przekazu standardowego wynosi on z reguły 2-3 dni robocze, w pilnym płatność dociera na konto w następnym dniu roboczym a w ekspresowym do końca danego dnia roboczego. Przekazy te różnią się oczywiście wysokością opłat. Sprawdź zawsze, czy jeśli chcesz zrealizować przekaz ekspresowy, rzeczywiście warto zastosować taką opcję. Uwzględniając różnice czasowe (np. w przypadku państw azjatyckich) trzeba pamiętać, jaki czas jest w danej chwili w kraju kontrahenta. Może wystarczy zrealizować przekaz pilny, bo ekspresowy danego dnia i tak do niego już nie dotrze.

Trzecim bardzo istotnym zagadnieniem jest kwestia przewalutowania. Często regulujemy płatności zagraniczne w walucie polskiej, bank zatem , realizując przekaz, musi przewalutować złotówki na walutę zlecenia, bazując na kursie sprzedaży waluty, jaki obowiązuje w banku w momencie dokonywania rozliczenia. Kurs ten jest z reguły bardzo wysoki i niekorzystny. Wynika to z polityki banków, które zarabiają stosując duże różnice między kursami zakupu i sprzedaży waluty (tzw. spready).

Można temu zaradzić zakładając konto walutowe i wymieniając walutę w kantorze lub w bardo ostatnio popularnych walutomatach, czyli przez serwis internetowy, wymieniając walutę z innymi ludźmi, z pominięciem kantorów i banków. Walutomaty powstały dzięki nowelizacji prawa dewizowego w Polsce, są odpowiedzią na duże prowizje pobierane przez banki. Mogą z nich korzystać osoby prywatne, jak również podmioty gospodarcze. Chcąc skorzystać z takiego rozwiązania, należy sprawdzić, czy ten konkretny walutomat jest licencjonowany. Po drugie, w jakim banku udostępnia konta – jeśli masz konto w innym banku, niż te, jakimi dysponuje walutomat, za przelew zostanie pobrana prowizja, sam przekaz trwać będzie dłużej. Jeśli natomiast jest to ten sam bank, przelew jest bezpłatny i natychmiastowy.

Jeśli wolisz jednak pozostać przy rozwiązaniach, jakie oferuje bank, spróbuj wynegocjować z bankiem preferencyjny kurs sprzedaży waluty, który jest niższy od oficjalnego.

Western Union

Szybka forma międzynarodowych przekazów pieniężnych bez pośrednictwa banku. Pieniądze przekazuje się na konkretną osobę, która już po kilku minutach od wpłaty może je odebrać w jednym z punktów agencyjnych lub placówce współpracującej z Western Union. Ta forma płatności wykorzystywana jest głównie przez osoby prywatne w celu przekazania pieniędzy bliskim. W Polsce można przekazywać pieniądze w złotówkach lub USD, wszystkie koszty związane z przekazaniem pieniędzy pokrywa nadawca.

Przekazywanie pieniędzy w tej formie odbywa się na zasadzie darowizny, co może stwarzać problemy przy transakcjach handlowych, kiedy trafisz na nieuczciwego kontrahenta, który np. nie wyśle Ci towaru lub będą to artykuły o niskiej wartości. Wówczas nie odzyskasz pieniędzy, bo nie będziesz miał do tego podstaw.

Wybór formy transportu oraz ubezpieczenia

Nie zgadzaj się na opcję i koszty transportu, jakie zaproponuje nadawca zanim sam nie zweryfikujesz alternatywnych rozwiązań. Może okazać się bowiem, że rozwiązanie i opłaty, jakie podał nadawca nie są tanie lub korzystne czasowo. Porównując różne formy transportu sprawdź, co będzie dla Ciebie optymalne – np. zamówienie większej ilości towaru i zdecydowanie się na transport morski czy może mniejszej partii artykułów przesłanej transportem lotniczym.

W niektórych przypadkach, dla pewnej ilości towaru jest możliwość skorzystania z wariantu „free shipping”, w ramach którego towar wysyłany jest „za darmo” (cena transportu została wliczona przez eksportera w cenę towaru). Możesz także wynegocjować u kontrahenta zniżkę za sam towar proponując, iż zorganizujesz transport we własnym zakresie.

Bardzo ważnym elementem jest również ubezpieczenie przewożonego towaru. Warto zapoznać się z ofertą towarzystw ubezpieczeniowych lub, zlecając transport firmie spedycyjnej, ująć w zleceniu także ubezpieczenie cargo. Co prawda w każdej formie transportu występuje zabezpieczenie towaru, jakie zapewnia OC przewoźnika, jego wysokość jest jednak ograniczona regulacjami prawnymi, jakie dotyczą określonej formy transportu (np. w transporcie morskim: 666,67 SDR za sztukę lub 2 SDR za kg, w transporcie lotniczym: 25 SDR za kg jednostki ładunkowej). Ponadto, w wielu przypadkach OC przewoźnika nie może zostać zastosowane – regulacje prawne zakładają bowiem wiele sytuacji, w których przewoźnik jest zwolniony z odpowiedzialności za uszkodzenie lub zaginięcie towaru, jeśli nastąpiło ona w wyniku przyczyn od niego niezależnych a nie z powodu jego błędu lub winy.

Dlatego też tak ważne jest rozważenie ubezpieczenia cargo, zwłaszcza przy transporcie artykułów wartościowych czy bardziej narażonych na kradzież. Niezaprzeczalne atuty ubezpieczenia cargo są następujące:

• obejmuje ono towar na całej trasie transportu, również podczas jego załadunku i magazynowania;
• koszt ubezpieczenia cargo jest zazwyczaj niski, np.0,1 % wartości towaru;
• w chwili zaistnienia szkody, ubezpieczony otrzymuje odszkodowanie w wysokości pełnej kwoty straty, jaką poniósł a wypłata odbywa się zazwyczaj szybko;
• poznanie przyczyny powstania szkody nie ma wpływu na jej uznanie (tak jak dzieje się to w przypadku OC przewoźnika);
• ubezpieczenie cargo zapewnia ochronę w transporcie morskim w przypadku tzw. awarii wspólnej, o którym to ryzyku z reguły nie mają pojęcia ani eksporterzy ani importerzy. Dotyczy ono sytuacji, w której w przypadku awarii statku kapitan podejmuje decyzję o poświęceniu części ładunku lub statku czy też poniesieniu nadzwyczajnych kosztów, związanych z akcją ratowniczą przewożonego towaru. Koszty awarii wspólnej pokrywane są proporcjonalnie przez właścicieli uratowanego ładunku – i jeśli nie mają oni ubezpieczenia cargo – muszą je pokryć z własnej kieszeni.

Warunkiem wypłaty każdego odszkodowania jest zebrany materiał i udowodnienie ubezpieczycielowi zaistnienia szkody i poniesienia przez Ciebie związanych z nią strat. Dlatego też, przyjmując przesyłkę od przewoźnika, w podpisywanych dokumentach musisz zaznaczyć informacje o uszkodzeniach, jakie widnieją na przesyłce (np. zgniecenie, dostęp do zawartości). Zalecane jest też sporządzenie protokołu, zrobienie zdjęć towaru. Np. w przypadku, kiedy zauważysz uszkodzenie przesyłki, jaką dostarczył Ci kurier, dobrze jest odebrać ją od niego w obecności świadka. Z racji specyfiki dostaw kurierskich i małej ilości czasu, jaką dysponuje kurier dostarczając nam towar, nie ma on czasu na sporządzenie protokołu. Ważne jest natomiast, aby zaraz po jego odejściu zgłosić szkodę na infolinię. Ponadto, o czym z reguły nikt nie wie, zachować uszkodzone opakowanie przesyłki, które jest podstawą składanej reklamacji.

Komplet zebranych dowodów i dokumentów oraz zgłoszenie szkody w terminie są gwarancją pozytywnego rozpatrzenia reklamacji przez ubezpieczyciela. Jakiekolwiek braki mogą niekorzystnie wpłynąć na decyzję towarzystwa ubezpieczeniowego. Wszelkie wymogi dotyczące składania reklamacji reguluje Rozporządzenie Ministra Transportu i Budownictwa z dnia 24 lutego 2006 r. w sprawie ustalania stanu przesyłek oraz postępowania reklamacyjnego (Dz. U. 2006, nr 38, poz. 266).

Pamiętać należy, iż w ubezpieczeniach cargo występuje tzw. franszyza redukcyjna, czyli kwota którą ubezpieczyciel wyłącza z kwoty wypłaconego odszkodowania odejmując ją od tej kwoty lub też nie wypłacając odszkodowania w sytuacji, kiedy straty nie przewyższają kwoty franszyzy.